BIS DIGITALISEERT INTERNE CORRESPONDENTIE EN BESPAART OP SOFTWAREKOSTEN

Foto: Ambassadeur Gilbert van Lierop het nam ontwerp en de bouw van het systeem voor zijn rekening.

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Internationale Business en Internationale Samenwerking (BIS) heeft volgens eigen opgave in tien maanden alle interne correspondentie en het dossierbeheer gedigitaliseerd.

In het nieuw ontwikkelde systeem ‘BIS Online’ worden de dossiers van alle afdelingen digitaal geregistreerd en realtime gevolgd. Medewerkers op verschillende locaties, van Paramaribo tot de ambassade in New Delhi, kunnen daardoor gelijktijdig in dezelfde documenten werken. Het systeem legt alle instructies, goedkeuringen en vervolgstappen vast met de naam van de medewerker en een tijdstempel. Volgens het ministerie maakt dit de interne processen transparanter en de productie van overheidsmedewerkers beter meetbaar.

Met ondersteuning van de eigen ICT-afdeling en input van de werkvloer nam ambassadeur Gilbert van Lierop het ontwerp en de bouw van het systeem zelf voor zijn rekening. Het ministerie benutte hiervoor uitsluitend reeds aanwezige technologie en softwarelicenties.

Een extern

softwaretraject zou naar schatting van het ministerie ruim 100.000 Amerikaanse dollar aan ontwikkelingskosten en jaarlijks ongeveer 36.000 dollar aan licenties hebben gekost. BIS Online is daarentegen gebouwd met licenties waarover de overheid al beschikte. Het platform bestaat uit ruim twintigduizend regels code en negen portalen. De secretariaten hebben die tijdens intensieve testfasen, met ondersteuning van de ICT-afdeling van het ministerie en E-Gov, afgestemd op de dagelijkse werkpraktijk van de ambtenaren.

De ontwikkelaar van BIS Online ontving voor het ontwerp en de implementatie een certificaat van waardering van minister Melvin Bouva. Volgens BIS laat het project zien dat de Surinaamse overheid complexe digitale hervormingen zelfstandig kan uitvoeren. Omdat het systeem voor de staat is ontwikkeld, kunnen andere ministeries het volgens BIS zonder hoge extra kosten overnemen en aanpassen.

UNITEDNEWS