Auteur: Wilfred Leeuwin
De rekenkamer van Suriname plaats vraagtekens bij de rechtmatigheid van het innen en de afdracht van lege-gelden bij de verschillende kantoren van het Bureau voor Burgerzaken (BvB’s).
De meest belangrijke aanbeveling aan het ministerie van Binnenlandse Zaken waar de BvB’s onder vallen is om een geautomatiseerd systeem te hanteren bij het uitgeven van documenten. Er moet volgens de rekenkamer een duidelijk verband zijn tussen de documenten die aan burgers worden verstrekt, om welke documenten het gaat en hoeveel geld per dag bij de verschillende kantoren wordt binnen gehaald. Het met de hand uitschrijven van kwitanties moet worden opgeheven.
De bevindingen,
conclusie en aanbevelingen van het controleorgaan zijn gebaseerd op een onderzoek dat het heeft uitgevoerd in de maanden September en oktober van 2023. Deze staan ogenomen in het Rekenkamerverslag over 2023.
Blijkt dat over het algemeen, bij de bureaus voor burgerzaken de richtlijnen om op een juiste en transparante manier het werk te doen niet worden nageleefd.
De Rekenkamer zegt in het jaarverslag voldoende, relevant en betrouwbaar bewijsmateriaal verzameld te hebben om conclusies te kunnen trekken. Bij de controle van de opzet van de interne beheersingsmaatregelen is geconstateerd dat er niet voor alle werkprocessen richtlijnen zijn vastgelegd. Verder is er geconstateerd dat
de volledigheid van de opbrengsten niet vastgesteld kan worden van wege het ontbreken van een automatisch systeem
Bewijs
Bij de wisseling van de kassier is er geen voorgeschreven procedure met betrekking tot de overdracht. Hierdoor wordt het risico om bij een geconstateerde afwijking met betrekking tot de dagopbrengst tijdig te achterhalen wanneer deze afwijking is ontstaan, niet gemitigeerd. Verder is geconstateerd dat binnen het proces van aanvraag en afgifte van documenten, het aantal niet wordt geregistreerd. Hierdoor kan de volledigheid van de (dag)opbrengst niet worden vastgesteld.
De opbrengsten worden niet wekelijks afgestort door de BvB’s. Deze taak is overgenomen door de afdeling Financiële Zaken (FZ) van het CBB, maar wordt ook niet consequent uitgevoerd. Verder is gebleken dat de handgeschreven kwitanties niet altijd duidelijk leesbaar zijn, waardoor er niet in alle gevallen vastgesteld kan worden welk document verstrekt is.
De Rekenkamer constateert dat de auditee in de opzet enerzijds voldoende rekening houdt met het aspect van functiescheiding maar dat anderzijds de interne beheersingsmaatregelen het risico op afwijkingen niet voldoende mitigeren.
De Rekenkamer heeft in de afgelopen dienstjaren overwegend controle verricht op de uitgaven van de overheid en heeft daarom in het dienstjaar 2023 besloten om een pilot onderzoek uit te voeren met betrekking tot de ontvangsten. Hierbij is het Ministerie van BIZA geselecteerd en wel het dienstonderdeel CBB.
Het doel van dit onderzoek is om na te gaan of de BvB’s de regelgeving rond de inning en afdracht van leges toepassen. De opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersingsmaatregelen zijn getoetst, om na te gaan of deze voldoende zijn om het risico op onrechtmatigheden te verkleinen. Daarnaast moet dit onderzoek ertoe leiden dat de controle op de toepassing van de vigerende regels wordt aangescherpt.
Deze regels zijn in afstemming met de International Standards of Supreme Audit Institutions met betrekking tot rechtmatigheidsonderzoek (ISSAIs 400 en 4000), zoals vastgelegd in het Handboek Rechtmatigheidsonderzoek 2018 van de Rekenkamer. De centrale vraag van dit onderzoek luidt als volgt: “Hebben de BvB’s de inning en afdracht van leges in de periode september – oktober 2023 uitgevoerd volgens de vastgestelde richtlijnen?”
Tijdens het onderzoek zijn interviews afgenomen van sleutelpersonen die binnen CBB en de BvB’s belast zijn met het geldbeheer, teneinde de procedures in kaart te brengen. Er is een walk-through test uitgevoerd met als doel het proces van de inning en afdracht van leges te volgen.
UNITEDNEWS
